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Officeソフトで覚えておきたいポイント(Word,Excel)

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えー実は今現在、仕事でコードを書くことはほとんどしておらず、ExcelやWordと日々格闘しております。Excelも表計算じゃなくて図を書くのに使ってます。

ExcelはまだしもWordってエンジニアになってからほとんど使ったことがなかったんで今更覚えてますねー(汗)

Wordなんて使い所ないだろ・・と思っていましたが、覚えるとそれなりに使えると思いますのでその意味も込めてExcelと合わせてメモを。

ショートカットキーの習熟

ExcelもWordも仕事を早くしたい場合、真っ先にやることはこれでしょうね。

一日に何百回も使うようなコマンドをマウスでやってたんじゃ話になりません。

今毎日使いまくってるExcel、Wordのショートカットキーについて書きます。といっても書いて覚えるわけではなく、九九と同じように体に染み込むまで覚えましょう。
Ctrl+Vとか超基本的なものは省きます。

Excel

主に図形を書いているので方眼紙にしてから使ってます。その時によく使うコマンドなど。

行の挿入・・Ctrl+Shift+(+)  複数行を選択した場合は当然複数行の挿入になります。

行の削除・・Ctrl+(-) 複数行を選択した場合は当然複数行の削除になります。

シート移動(左)・・Ctrl+pageup・・シートの左に移動

シート移動(右)・・Ctrl+pagedown・・シートの右に移動

Word

Ctrl+Space 書体のクリア

F4・・前回やったことのリピート(行の追加とかでよく使う)

Wordの段落

通常の改行でも、文章を作るときでもいいのですが、wordは改行した時点で一つかたまり(段落)とみなします。

なので同じ属性を継続して使いたい場合はShift+Enterを使う必要があります。

改行したらその時点で別の領域になる。

逆にいうと改行しないと(Shift+Enterだと書体などの属性も含めて)同一の処理が適用されると覚えて起きましょう。

オートナンバリング

Wordで長いドキュメントを使う時に使える機能として、

  • 見出し
  • 目次
  • 箇条書き
  • 1-1、1-2などのナンバリング

があるかと思います。

この場合、表に関して3.1.1-1などように番号を振ることが多いと思いますが、例えば表を20個作っており、5個目に表を追加する場合、6以降を手で1つ1つ変えていったらものすごく大変です。その場合、wordの図表番号やフィールドコードの更新という機能を使えば、通し番号で一括で変換してくれます。

また表のキャプションに関しては「スタイル」で「図表番号」を選択すると、センタリング+太字でいい感じのキャプションができます。

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