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プロジェクトにおける改善(主にコミュニケーション関連)

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今まで複数のプロジェクトに参加してきましたが、そこで大切なコミュニケーションについて書かせていただきました。

コミュニケーションって言葉、多義的であまり好きではないのですが(汗)現実的に伝わりやすいため、書かせていただきます。

根本的なマインド

一番大事な点としてプロジェクトに対する関心とその具体的な行動が挙げられると思います。

コミュニケーション能力というと生得的な能力のように思われ、そういう部分は確かに大事ですが、仕事をやる上で一番大事になってくるのは「プロジェクトの関心」と「実際の行動」ではないでしょうか?

ですので、

  • 今、プロジェクトがどのように動いているか
  • 各人が何をやっているか
  • 問題点、ボトルネックは何か

などにどれくらいアンテナを張っていられるかが重要かと思います。結果としてこれらが、

結果として今自分はどう動かなくてはいけないかになってくるかと思います。

具体的な行動

積極的なコミュニケーション

わからないことがあれば当然積極的にいろいろと質問していくことが大事だと思います。

ただ積極的にコミュニケーションをとることは大事ですが、当然プロジェクト中は忙しいことが多いので、伝えたいことをできるだけ効率よく伝える必要があるかと思います。

ポイントとしては、以下のようなものになるかと思います。

  • 基本的な作法(相手へのリスペクトや人間としての基本的な振る舞い)
  • なるべく簡潔に述べる(文字、会話共に結論からわかりやすく端的に述べる)
  • コミュニケーションコストの意識(以下の手法の違いやメリデメの理解)
    • フローのテキスト・・テキストのやりとりでなんとかなるタイプのもの。コストは低いが伝わりにくい、相手がみない可能性もあり
    • ストックのテキスト・・業務フローや記録して振り返る性質のものをwikiなどにまとめておく
    • 対面・・一緒に会話したほうがいい場合、情報量は多いがコストはやや高い
    • 会議・・複数人の認識を同期する必要がある場合、最もコミュニケーションコストが高いので慎重に。

問題提起、各種提案

現行のプロジェクトを進めていく上で、問題点がないということはどのレイヤーのメンバーであってもまずないでしょう。

小さいことでもいいので、

  • このままいくとこういったことが問題になるのではないか
  • 認識がずれていないか確認しておこう
  • みんなが勘違いしていないかここは言っておいた方がいいのでは
  • 現行の方針ではこう言った問題が起こるのではないか

などといった意識を持っておくと良いと思います。

ただし、既存のやり方に意義を唱える場合、当たり前ですが、既存メンバーにたいする配慮が大事になってきます。

言い方に気をつけるのと、冷静にメリデメのリストアップをするようにしましょう。

キーマンの確認、見えない組織図の把握

ある問題を解決するときに、

  • この点は誰々さんに聞けば解決する
  • この問題は誰々さんが詳しい
  • 誰々さんがいうと影響力が大きく、全体が動いてくれるから問題提起してみよう

などですね。単純にこの人に言えば情報をもっているので解決してもらえる、というのもありますが、もう少し政治的な意味でもこう言った動きをする必要があります。

たとえば全体を巻き込むときに、自分の影響力があまりない、でも問題が起こっていて全体を動かしたい・・なんてことがあると思います。

そのときにキーマンをとらえておくと、その人を通じて問題提起してもらうことで、間接的に自分の意見を通しやすくなると思います。

議事録

会議やMTGなどのあと(あるいはその前)にみんなの意見をまとめることで、

  • 共有しておくことでしゃべる内容を減らせる
  • 認識のずれを防ぐ
  • 記録に残せるので、あとで振り返ることができる
  • 議事をとるおくことで自分が会議に集中していられる
  • 画面に写すと、会議の流れをおいやすい(特に脱線して戻るときに有効)

会議はコミュニケーションコストが高いために、できるだけ有効に使うべきで、議事録は中心的な役割をすると思います。

情報共有

なにかあったときに情報を積極的にチャットや会議で共有しておくようにしましょう。(ただしコミュニケーションコストを考えることは大切!)

単純にありがたいのと、プロジェクトの貢献意識を伝えられると思います。

新メンバーのサポート

新しいメンバーが入ったときに、

  • 積極的にチャットで回答してあげる
  • 話しかけてあげる
  • ブロックポイントがないかの確認をする
  • 積極的にサポートしてあげる

などしてあげると新メンバーからも非常にありがたられるのと、チーム全体での貢献が非常に高いです。

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