学習塾時代からそうだったのですが、チーム内で新しいとりくみなどを始めてもなかなか定着せずに忘れ去られてしまう仕組みものというのがいろいろありました。
以下で書きましたね・・
直近のプロジェクトでもそういったものがあったのでチーム内で定着しにくい仕組みについていろいろ書いていこうと思います。
可視化できずに個人の意識や善意に頼るもの
仕事を始める上で、プロジェクト管理ツール、接客業などでも記録表などをつかっていることは多いと思うのですが(逆にそういったものがないとやばいと思います)、そういった可視化された情報がなく、個人の意識や善意に頼るものは最初のうちだけ、意識の高い何人かがやるだけでなかなか定着しにくいと思います。
基本的に定着させるためにはそういった「仕事をやる上で必ず見なくてはいけないもの」に情報を集めてそこに紐づけることが大事だと思います。
習慣性のないもの(時間や期限がきまっていないもの)
朝会などで報告があるとか、そのことについて報告させる習慣がないもの、いつかやろうとおもっているものはなかなか定着しない傾向にあります。
毎朝10時に朝会で報告させるとか、仕事終わりに連絡しなくてはいけないなど、そういう制約がないとなかなか定着しないと思います。
あるいはその作業をする時間があらかじめきまっていると尚良いでしょう。
フィードバックがないもの
フィードバックというのが「習慣性のないもの」に通ずるのですが、他人からの指摘などがなかったり、すると「やってもやらなくても変わらない」ということになりなかなか定着しません。
チーム内で全員に定着させたい場合にはなるべく、毎日リーダーや担当者からいってもらうようにしましょう。
プロセスが複雑かつ難解なもの
仕組みが分かりにくいと当然間違えたり、いちいちやり方を覚えるのが面倒なのでこれも定着しません。
プロジェクト管理ツールなんかも複数使うのはやめてなるべく少ないもので管理するようにしましょう。私は何も考えずにExcelで管理しがちなので、これを撲滅する必要がありますね・・・
なるべくシンプルかつ情報を少なくして簡単にしましょう。
逆にいうと定着させるためには、以下のような原則を踏まえるようにしましょう。
- 必ずチェックさせるような仕組みをつくる(個人の意識や善意に頼らない)
- 定期的に報告させる情報である
- こちらから常にフィードバックを行う
- なるべくシンプルかつ単純にする
またいきなりスタートするのもいいのですが、少しずつ始めて定着させ、ある程度複数のメンバーが覚えてきたところで明文化して定着化させる・・というのも大事かと思います。
